'무리, 낭비, 변덕'을 없애라!

'일의 1인 관리'를 시도해본다.

시간이 없다, 시간이 부족하다고 말하는 사람의 대부분은 실력부족이 원인이 아니라,

'무리, 낭비, 변덕'이 그들의 생활을 감싸고 있는 것이 원인이다.

이 '무리, 낭비, 변덕'울 없애기 위해서는 ①스피드업(Speed up!), ②삭감과 생략,

③동시병행처리, ④자기 페이스의 유지, ⑤굴곡이 없는 시간활용이라는 5가지의

포인트가 필요하다. 이것들은 시간관리의 비결이니까 조금 설명해 두기로 하자.

①스피드업(Speed up!)

모든 분야에서 이름을 날리는 사람에게 공통되는 자격은 '집중력'이다. 더구나 항상 집중하는

것이 아니라 집중해야 할 때에 집중해야 한다는 것이다.

그들은 가볍게 넘어가도 괜찮은 경우와 고속회전을 시켜도 단숨에 처리해야 하는 경우를 확실히

구분할 줄 알고 있으며 그 다음에 스피드업을 시켜간다.

예를 들어 '기획서'를 쓰는 경우를 생각해보자. 우선 기획의 자료를 찾거나 고르는 단계에서는

시간을 들이지 말고 모든 자료를 닥치는 대로 뒤져보아야 할 필요가 있다. 그러나 그 자료를 기획

하거나 떠로는 발상을 정리하는 시간은 여유있게 가진다. 이런 작업을 할 때에는 주위에서 보기에

멍청히 앉아 있는 것처럼 보일지는 몰라도 머리는 고속으로 회전을 하고 있다. 그리고 그것들을

서면으로 작성하는 단계에서는 반대로 아무런 생각도 하지 말고 오로지 워드프로세서를 두들기기만

하면 된다.

처음과 마지막 단계에서 속도를 올려서 시간을 버는 것이다.

②삭감과 생략

'하지 않아도 되는 일을 정성스럽게 하는 것', 그것을 줄이는 것이다.

우리의 생활 중에는 누가 지시한 것도 아닌데 전통적으로 이어져 내려오고 있는 관습이 반드시

있다. 그것은 너무나 자연스럽게 융화되어 있기 때문에 아무도 ?틈北嗤 못한다. 신입사원이나

중간관리사원들은 그러한 것들이 이상하다고 생각하기는 하지만 상관에게 말은 할 수 없고,

설사 말을 하려고 해도 "이게 관습이야"라는 말을 듣게 되면 입을 다물어 버릴 수 밖에 없다.

일상생활 속에 매몰되어 있는 잘못된 습관은 모두 깨끗하게 씻어 내는 일이 중요하다.

시간관리란, '생활습관의 개인위주', '일에 대한 1인 관리'라고 생각하기를 바란다.

③동시병행처리

같이할 수 있는 일들을 동시에, 혹은 약간의 시간차를 두면서 진행하는 것이다. 잠시 고민을

해보면 동시에할 수 있는 일들을 쉽게 찾을 수 있다. 어렸을 적의 나는 라면을 먹으면서, 발가락

으로는 만화책을 넘기고, 귀로는 텔레비전을 듣는 3개의 작업을 동시에 하는 것을 즐겼었다.

현재에 와서는 사람들에게 Multi-Processing 능력이 필요하다. 인간의 뇌는 컴퓨터와 다르게

여러가지 생각들을 동시에 할 수 있는 능력을 가지고 있다. 이는 마치 컴퓨터의 멀티코어 CPU가

Multiprogramming 을 통하여 실행자원들이 분배되어 병렬로 처리되는 것과 같다고 할 수 있겠다.

동시에 일을 병행함으로써 뛰어난 효과를 얻기 바란다.

④자기 페이스의 유지,

일을 하다 말고 갑자기 페이스를 무너뜨리거나 다른 일에 손을 대게 되면 시간적 손실이 커질

수밖에 없다. 더구나 원래 하던 일을 다시 시작해도 순조럽게 진행하지 않기 때문에 이중으로

시간을 들이게 된다. 무리는 금물, 이래서는 바쁜 것이 당연하다.

중요한 것은 페이스와 리듬을 중단시키지 말아야 한다. 스피드가 붙어 있는 단계에서는 방해가

될 만한 것은 모두 피한다. 갑작스런 의뢰가 들어오더라도 완성해야 할 날짜를 확인하거나 '내일

부터 시작하면 됩니까?라는 식으로 양해를 얻어 두는 등 지금의 페이스가 무너지지 않도록

대응해야 한다.

⑤굴곡이 없는 시간 활용

바쁜 생활에서 탈출할 수 있는 비결은 '평준화'이다.

한가한 시간이나 바쁜 시간과 같은 굴곡을 만들지 말고 항상 일정한 시간에 처리를 할 수 있도록

일의 '순서'를 생각해야 한다.

바쁜 시간도 문제지만 반대로 어떤 예정이 틀어져서 발생하는 공백시간도 생산성이 전혀 없는

시간이다. 그런 의미에서는 공백 시간은 바쁜 시간보다 더 나쁘다고 말할 수 있다.

이런 식으로 시간 활용이 나빠지면 시간 낭비가 많아져서 비능률적이 된다. 즉 바쁠 때에는

정신을 못 차릴 정도로 바쁘지만 한가할 때에는 그야말로 시간이 남아돌아서 아무것도 하지 않고

허송 세월을 보내게 된다. 이렇게 한가한 시간을 잘 활용해서 바쁜 시간을 만들지 않는 것이

바쁘다는 비명을 지르지 않을 수 있는 비결이다.

시간을 활용하는 33가지 철칙

- 나카지마 다카시 저